עיוורון תקציבי 

כמו כל אדם רגיל, גם אני מבקר מידי פעם אצל רופאים. אולם מכיוון שתחום העיסוק שלי הוא מודלים לקבלת החלטות מעניין אותי ללמוד כיצד מקבלים רופאים את ההחלטות לגבי הטיפול המתאים. כמובן שהשלב הראשון והקריטי ביותר הוא אבחון מדויק ככל האפשר של הבעיה. האבחון הרפואי הסטנדרטי כולל בד"כ שני מרכיבים: אבחון קליני שבו הרופא שואל אותנו איך אנחנו מרגישים, האם יש לנו חום והיכן כואב לנו; בדיקות מעבדה שבהם נבדקים ערכים של גורמים שונים שנמצאים בדם, בשתן או ברוק שלנו ביחס לנורמה. מהסתכלות על עבודתם של רופאים הגעתי למסקנה שהרופאים המנוסים יותר - אלו שמצליחים לאבחן את הבעיה באופן מדויק יותר - נוטים לייחס משקל גדול יותר לממצאים הקליניים ביחס לבדיקות המעבדה.

למסקנה דומה הגעתי גם במסגרת עבודתי כיועץ כלכלי ופיננסי לעמותות ולחברות עסקיות. בשלב הראשון אני בד"כ נפגש עם מנכ"ל הארגון ומנסה להבין מהו המידע שחסר לו לצורך ניהול הארגון. התשובות שאני מקבל הן די אחידות: אני רוצה להעלות שכר או לגייס עובדים, אבל לא יודע אם יש לי אפשרות; אני רוצה להשקיע בפיתוח צוות, אבל לא יודע אם אני יכול. זוהי אבחנה קלינית שאני קורא לה - עיוורון תקציבי.

לאחר מכן אני נפגש עם מנהל הכספים על מנת ללמוד מהם הנתונים שקיימים בארגון. בחלק מהמקרים מנהל הכספים מאשר את האבחנה של המנכ"ל – קרי שלמעט נתוני הנהלת החשבונות אין בארגון מידע פיננסי.

במקרים אחרים מציג לי מנהל הכספים סדרה של טבלאות אקסל הכוללות נתונים תקציביים ופיננסיים רבים. ככל שהארגון גדול ומורכב יותר יש במחשב של מנהל הכספים יותר ויותר טבלאות אקסל שמועברות למנכ”ל עפ”י דרישתו.

האם המנכ"ל שוגה באבחנתו? ואולי הוא פשוט לא מבין את הנתונים שנשלחים אליו?

הניסיון לימד אותי שלא כך הדבר.

דר' אליהו גולדרט מבחין בספרו "ערימת השחת" בין נתונים לבין מידע. מידע, עפ"י גולדרט, הוא התשובות לשאלות הניהוליות שאיתן אנו מתמודדים. נתונים הם אבני הבניין שמהם מורכב המידע. הנתונים הופכים למידע רק אם הם רלוונטיים לתהליכי קבלת ההחלטות בארגון.

בכל המקרים שנתקלתי בהם האבחנה הקלינית – שמסתמכת על קשיי המנכ"ל לקבל תשובות לשאלותיו - הייתה הנכונה. לא משנה כמה טבלאות אקסל יש בארגון, אם המנכ"ל איננו יכול לקבל תשובות לשאלות ניהוליות בסיסיות, לארגון אין מידע פיננסי והוא לוקה בעיוורון תקציבי.

עיוורון תקציבי הוא בעיה ניהולית קשה. מנכ"ל של ארגון שלוקה בעיוורון תקציבי שקול לנהג שהחלון הקדמי במכוניתו אטום, והמידע יחידי שיש לו לגבי מה שקורה בכביש הוא מה שהוא רואה במראה האחורית. נתוני הנהלת החשבונות מייצגים את ההיסטוריה – את מה שכבר היה - אולם אינם נותנים מידע לגבי הצפוי בעתיד.

מצד שני, בשונה מעיוורון פיזיולוגי הבעיה של עיוורון תקציבי ניתנת לפתרון באמצעות כלים מתאימים לניהול תקציב.

המדריך שלהלן מציג את העקרונות לבניית מערכת לניהול תקציב.